Privacyverklaring

In dit document vindt u de privacyverklaring van Hulst Fire Consultancy. Hierin wordt omschreven hoe wij als bedrijf omgaan met verzamelde persoonsgegevens van werknemers en klanten. Zo gaan wij onder andere uitleggen waar alle opgeslagen persoonsgegevens dan opgeslagen zijn en met welke doelen de persoonsgegevens opgeslagen zijn.

Het kan voorkomen dat, bijvoorbeeld door wetswijzigingen, de privacyverklaring aangepast en/of geactualiseerd moet worden. Het is daarom bij interesse in de privacyverklaring raadzaam te vragen of er aanpassingen zijn aangebracht. Uiteraard zullen alle medewerkers van Hulst Fire Consultancy hiervan te allen tijde op de hoogte gesteld worden. 
 

De verklaring is ingedeeld in een aantal hoofdstukken, zie deze hieronder:

1. Hulst Fire Consultancy
2. Doel gegevens
3. Ontvangers
4. Opslagperiode
5. Beveiliging
6. Jouw rechten
7. Plichten

 

1. Hulst Fire Consultancy

In november 2000 besluit Jan Hulst dat het tijd is om een eigen onderneming op te richten. Na vijf jaar bij een erkend branddetectiebedrijf uit Weert te hebben gewerkt als adviseur brandmeldinstallaties en oproepcommunicatiesystemen en vier jaar als senior accountmanager- en productmanager installaties bij een opleidingscentrum bedrijfshulpverlening in Almere had Jan Hulst voldoende kennis en ervaring opgedaan om ook als zelfstandig ondernemer te kunnen slagen in de branche brandveiligheid. Met die reden was het ontstaan van Hulst Fire Consultancy een feit. Inmiddels zijn Jans beide zoons, Sonny en Junior Hulst, ook actief in het bedrijf en kan je het een echt familiebedrijf noemen!

Vandaag de dag is Hulst Fire Consultancy voor tal van zowel grote als kleine bedrijven een partner geworden in veiligheid in de brede zin van het woord. Hulst Fire Consultancy is een branddetectiebedrijf die voor u als onderneming een partner kan zijn voor het ontwerpen, leveren, installeren en onderhouden van brandmeldinstallaties. Daarnaast kunnen wij BHV-basis- en herhalingscursussen geven, ontruimingsoefeningen uitvoeren en rapporteren, ontruimingsplannen- en plattegronden maken en leveren, Risico Inventarisatie en Evaluatie uitvoeren, brandblusmiddelen onderhouden en leveren en noodverlichting onderhouden en leveren. Het hele totaalplaatje op het gebied van brandveiligheid dus. Vandaar dat ons motto is: ‘Hoe het veilig wordt, is en blijft!’ Wij zijn actief in heel Nederland.
 

2. Doel gegevens

De persoonsgegevens die Hulst Fire Consultancy verzameld van werknemers zijn:

•  Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens (woonadres)
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• BSN-nummer

De persoonsgegevens die Hulst Fire Consultancy verzameld van klanten zijn:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens van het kantoor van de klant
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer

Hulst Fire Consultancy heeft een aantal doelen waarom zij persoonsgegevens verzameld. Deze worden hieronder toegelicht.

Contact opnemen (bellen of mailen):
Hulst Fire Consultancy wil met haar collega’s en klanten per mail of telefoon contact kunnen opnemen om te kunnen corresponderen t.b.v. de dienstverlening. Hiervoor worden telefoonnummers en/of e-mailadressen opgeslagen. Met toestemming van de persoon wordt het telefoonnummer en/of e-mailadres met anderen gedeeld als dat nodig lijkt te zijn.

Documentatie van objecten
Voor objecten waar wij in het verleden een brandmeldinstallatie hebben geplaatst zijn wij verplicht de bijbehorende documentatie vijftien jaar te bewaren in onze cloud. Als wij bij een object een onderhoudscontract krijgen waar wij niet zelf de installatie of materialen geleverd hebben, vragen wij toestemming aan de klant of wij bepaalde benodigde documentatie mogen inscannen om ons werk goed uit te kunnen voeren.
Het betreft de volgende documenten:
- Programma van Eisen
- Projecteringstekeningen
- Rapport van oplevering
- Stuurfunctiematrix
- Blokschema
- Logboek met daarin objectgegevens
- Installatie-attest van de installateur
Zodra de vijftien jaar voorbij zijn en het object is niet meer bij ons in onderhoud, verwijderen wij alle documentatie.

Facturen/offertes:
Voor facturatie en offertes hebben wij naast een e-mailadres ook adresgegevens van klanten nodig. Het enige doeleinde van deze adresgegevens is de aanhef van de desbetreffende factuur of offerte of om deze per post te kunnen sturen wanneer er geen mailadres bekend is waar de factuur heen kan. Deze adresgegevens worden verder niet gedeeld.

Het afhandelen van betalingen
Voor het voldoen van betalingen van facturen slaat Hulst Fire Consultancy op de online bankierenapp voor een tijdsbestek van vijf jaar het rekeningnummer van de klant op, om zo snel en efficiënt betalingen te kunnen afhandelen. De rekeningnummers worden niet gedeeld.

Afgeven van goederen
Voor het afgeven van ingekochte goederen zijn de adresgegevens van het desbetreffende persoon/bedrijf nodig. Wij vragen toestemming aan de desbetreffende persoon/bedrijf of we deze adresgegevens mogen delen met de leverancier.

Benodigde persoonsgegevens die nodig zijn voor wettelijke verplichtingen, zoals belastingaangifte
De persoonsgegevens van voornamelijk in dienst zijnde collega’s zijn nodig voor het doen van meerdere wettelijke verplichtingen, zoals belastingaangifte.

Sollicitatieprocedures
Tijdens sollicitatieprocedures zijn sollicitanten zelf verantwoordelijk welke persoonsgegevens zij in hun CV zetten. Wij zullen de CV’s, met daarin de persoonsgegevens, alleen gedurende de sollicitatieprocedure bewaren. Na de sollicitatieprocedure kan gevraagd worden of Hulst Fire Consultancy het desbetreffende CV mag bewaren voor een eventueel nieuwe vacature in de toekomst en anders zullen de persoonsgegevens vernietigd worden.

Cursussen
Persoonsgegevens van cursisten t.b.v. BHV-cursussen en andere gegeven cursussen worden alleen, nadat de cursist hier na de eerste cursus toestemming voor gegeven heeft, gedeeld met de docent en met de opdrachtgever. 
 

3. Ontvangers

Mails worden vanuit Hulst Fire Consultancy altijd via Microsoft Outlook gestuurd. Als er een mail naar meerdere mailadressen gaat, zal dit gaan door middel van alle mailadressen in de B.C.C. te zetten, zodat niemand inzage heeft in het mailadres van de ontvangers. Wij sturen geen automatisch gegenereerde berichten en ook geen nieuwsbrieven.

Hulst Fire Consultancy maakt op haar website geen gebruik van cookies of andere vergelijkbare technieken.
 

4. Opslagperiode

Persoonsgegevens van klanten worden zolang bewaard als dat nodig blijkt te zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden, maar nooit langer dan nodig is. Voornamelijk mailadressen en telefoonnummers kunnen na een periode geen contact te hebben gehad voor eventuele toekomstige werkzaamheden weer van pas komen.

Persoonsgegevens t.b.v. BHV-cursussen en andere gegeven cursussen zullen vijf jaar na het verloop van het certificaat (welke tussentijds dus niet bij ons verlengd is) worden vernietigd en zijn dan na vijf jaar door de desbetreffende cursist ook niet meer op te vragen.

Mails worden altijd in de mailserver bewaard, om eventuele belangrijke of benodigde informatie terug te kunnen vinden. Wanneer iemand nadrukkelijk aangeeft een desbetreffende mail te verwijderen, zal Hulst Fire Consultancy daarmee akkoord gaan.

Persoonsgegevens van oud personeel wordt twee maanden na beëindiging van het contract verwijderd. Persoonsgegevens van personeel in dienst wordt zolang bewaard als dat de werknemer in dienst is. 

Persoonsgegevens van (afgewezen) sollicitanten worden met toestemming bewaard voor een eventuele nieuwe vacature in de toekomst.

Voor het voldoen van betalingen van facturen slaat Hulst Fire Consultancy op de online bankierenapp voor een tijdsbestek van vijf jaar het rekeningnummer van de klant op, om zo snel en efficiënt betalingen te kunnen afhandelen. Dit betreft ABN Amro en ING. Als Hulst Fire Consultancy langer dan vijf jaar geen betaling heeft moeten verrichten aan de desbetreffende klant, zal het rekeningnummer uit het bestand verwijderd worden.

Persoonsgegevens van collega’s voor het ziekmelden bij onze ziektekostenverzekering worden opgeslagen in het beveiligde online portal van De Amersfoortse en worden verwijderd als de collega uit dienst treed.

Intekenlijsten van bezoekers bij ons bedrijfsverzamelpand worden aan het einde van de dag vernietigd.
 

5. Beveiliging

Hulst Fire Consultancy maakt geen fysieke kopieën van persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden alleen bewaard en beheerd in de eerder aangegeven systemen (One Drive en Microsoft mailserver). De One Drive waarop de werknemers kunnen komen, en waar de beperkte persoonsgegevens kunnen staan van klanten, staan alleen op de laptops van de medewerkers, welke allemaal voorzien zijn van wachtwoord. De eigenaar en de HR kunnen ook in de persoonsgegevens van het personeel komen met daarop de eerder aangegeven bijbehorende persoonsgegevens. Andere medewerkers kunnen hier niet in komen en hebben dus geen inzage in elkaars persoonsgegevens.

Alleen de eigenaar en Office Manager kunnen in de online bankierenapp, welke beveiligd wordt met inlogtechnieken van ABN Amro en ING. Deze gegevens worden niet gedeeld met anderen.

Salarisstroken worden via een beveiligd Loket van onze accountant ‘Flynth’ gedeeld met de medewerkers en niet meer per mail.

Onze website is beveiligd met een SSL certificaat.

Wanneer een computer of onze online cloud gehackt of gestolen is, zullen wij te allen tijde het desbetreffende account of accounts (waar de One Drive op gekoppeld zit(ten)) per direct blokkeren, zodat de persoon welke in het bezit geraakt is niet bij betrouwbare informatie kan komen.

Wij als Hulst Fire Consultancy laten ons personeel nooit betrouwbare informatie op een USB-stick zetten en vervoeren.

Wij zijn op ons kantoor is het bezit van projecteringstekeningen van een aantal objecten. Deze objecten zijn op de hoogte dat wij deze conform onze wettelijke verplichting van vijftien jaar in bezit hebben. Wanneer zij schriftelijk verzoeken deze projecteringstekeningen te versnipperen of terug te geven, zullen wij hier te allen tijde gehoor aan geven. Alleen de Office Manager en eigenaar zijn in het bezit van de kantoorsleutel waar deze projecteringstekeningen in staan.

Persoonsgegevens van collega’s voor het ziekmelden bij onze ziektekostenverzekering worden opgeslagen in het beveiligde online portal van De Amersfoortse.

Intekenlijsten van bezoekers bij ons bedrijfsverzamelpand worden aan het einde van de dag vernietigd.
 

6. Jouw rechten

Recht op inzage
Elke klant en collega heeft het recht om te allen tijde de bij Hulst Fire Consultancy opgeslagen persoonsgegevens op te vragen en om te vragen waar en hoe wij dit opgeslagen hebben.

Recht op rectificatie
Als de door Hulst Fire Consultancy opgeslagen persoonsgegevens niet kloppen, heeft u te allen tijde het recht dit te rectificeren.

Recht op overdracht
Mocht u de gegevens nodig hebben welke bij Hulst Fire Consultancy opgeslagen zijn in het geval u overstapt naar een andere partij of een andere werkgever, heeft u te allen tijde het recht op overdracht. Hulst Fire Consultancy zal dan, met uiteraard de door u gegeven toestemming, al uw persoonsgegevens overdragen aan de nieuwe partij.

Recht op wissen van gegevens
Wilt u dat Hulst Fire Consultancy niet langer uw persoonsgegevens opgeslagen heeft, dan heeft u te allen tijde het recht ons te verzoeken deze te laten verwijderen.

Recht op indienen van een klacht
Wanneer u vindt dat Hulst Fire Consultancy niet goed omgaat met uw persoonsgegevens, dan heeft u het recht een klacht in te dienen.

Recht op stop gegevensgebruik
Wanneer u niet langer wilt dat Hulst Fire Consultancy voor een goede dienstverlening uw persoonsgegevens gebruikt, heeft u te allen tijde het recht ons te vragen hiermee te stoppen.

Bij vragen of opmerkingen over de rechten, willen wij u vragen contact op te nemen met  Junior Hulst door een mail te sturen naar junior@hulstfc.nl.
 

7. Plichten

Hulst Fire Consultancy verwerkt persoonsgegevens altijd voor een commercieel belang, wat het voor een goede dienstverlening verrechtvaardigd. Een voorbeeld is om zo diensten of producten per mail aan te kunnen bieden. Wij zullen nooit persoonsgegevens verkopen aan derden. Wij zullen persoonsgegevens met derden delen wanneer hier schriftelijk per mail vanuit u toestemming voor gegeven is.

De eerder omschreven, vaak beperkte, aangeleverde persoonsgegevens van klanten zijn nodig om een goede werkrelatie te hebben en een goede dienstverlening te kunnen leveren. Voor personeel zijn de opgeslagen persoonsgegevens nodig voor de wettelijke verplichtingen. 

Hulst Fire Consultancy behoudt zich wel het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist, wanneer Hulst Fire Consultancy dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendommen en/of veiligheid van Hulst Fire Consultancy te kunnen beschermen. Daarbij zullen wij altijd onze best doen om uw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.
 

Als u verder nog vragen heeft over de privacyverklaring, kunt u contact opnemen met Junior Hulst. Junior is te bereiken op het mailadres junior@hulstfc.nl of telefonisch op het nummer 036-5352300.